תוספות
cover image

אינפי 1מ'
יד ביד

שלוש אבני היסוד של ניהול הזמן

לניהול זמן יש מטרות שונות וצורות שונות. שיטה אופטימלית לניהול זמן עבור אחד, יכולה בשמחה לשמש כזבל לאחר. שיטות ניהול זמן חייבות להיות מותאמות לרמת העומס שלכם, ולסגנון החיים שמתאים לכם. כפי שתיווכחו בחלקים הבאים, יש הרבה דרכים לממש את אבני היסוד האלו, שלכל אחת יתרונות וחסרונות משלה. במובן מסוים, הנושא שנדון בו עכשיו הוא מאוד תאורטי, אבל חשוב להבנה, שכן את שיטת ניהול הזמן שלכם אולי לא תבנו מ-0, אבל כן תמשיכו לשפר עם הזמן לפי הצרכים שלכם.

נקודה חשובה להסדיר רגע לפני שננבור באבני היסוד של ניהול הזמן, היא שיסודות אלו הם אוטופיים. מהר מאוד תוכלו לראות שיישום מושלם של שלוש אבני היסוד או אפילו של אחת מהן גובל בשימוש בכוחות על או מעשי כישוף. האם זו בעיה? לא. בהרבה מקומות בחיים הצלחה מגיעה כאשר שואפים להשיג את הטוב ביותר, גם אם הוא לא אפשרי. לכן אבני היסוד האלו הן גם מטרות העל של כל שיטת זמן, כאשר כל שיטה תנסה למקסם את כל אחת מאבני היסוד כמה שיותר.

ייאללה לעבודה, בואו נכיר את האבנים שלנו:

1. מה

זוכרים אותי עם שרון היועצת יושבים וכותבים מה הן המשימות שלי? (תחילת החלק הקודם) – זה בערך זה. אבן היסוד “מה” מסמנת את המודעות שלנו לכל מה שצורך לנו את הזמן. ומה זה “כל מה שצורך לנו את הזמן”? בבסיס זה יכול להיות משימות טריוואליות כמו הרצאות, שיעורים, תרגולים, שיעורי בית, עבודות והגשות. אבל זה יכול להיות גם משימות פחות אקטיביות כמו נסיעות, הליכות ממקומות למקומות ופגישות עם אנשים. בכלל כל פעילות שאתם עושים שמזכירה “חוג” יכולה להיכלל בקטגוריה זו, כמו ספורט או תחביב אחר. מה שפחות ברור לאנשים זה שיש לנו דברים הרבה יותר בסיסיים שלוקחים מאיתנו לא קצת זמן, כמו אכילה או שינה1. אז אמרנו שאבן היסוד “מה” מסמלת את המודעות שלנו למשימות האלו, אבל האם באמת צריך להיות מודעים ולקחת בחשבון בניהול הזמן את כל המשימות? תלוי בכם ובעומס שלכם.

כלל אצבע שאני נוהג לעבוד לפיו הוא לרדת לפרטים קטנים יותר ככל שהלו”ז עמוס יותר. כלומר, אם אתם עכשיו באמצע סמסטר בשיא ההגשות והמשימות, נסו להתחשב בכל דבר שלוקח לכם זמן, ותשאירו כמה שפחות מקום להפתעות. לעומת זאת, אם אתם בחופשת קיץ מרגיעה, קחו בחשבון רק את הדברים הבאמת חשובים (פגישות חשובות וכו’). יודעים מה? אם אתם בחופש, למה בכלל שתנהלו לו”ז? הנקודה היא שככל הלו”ז עמוס יותר, כך הוא דורש ירידה לפרטים קטנים יותר.

כלל אצבע לקביעת רזולוציית משימות

ככל שהלו”ז עמוס יותר – כך נרד לפרטים קטנים יותר, נתעד משימות שוליות יותר ונעבוד ברזולוציות עדינות יותר.

מה זה בעצם להיות מודע למשימות? זה אומר שצריך לעשות רשימה של הכל? גם זה ידידיי, תלוי בכם. אני, למשל, ניחן ביכולת זיכרון ממוצעת ומטה, וקשה לי מאוד לזכור פרטים שלא שיננתי המון המון זמן, כמו למשל – המשימות השבועיות שלי. לכן עבורי הפתרון הכי טוב ליצירת מודעות למשימות שלי, הוא לרשום אותן. כמו שתראו בחלק הבא, אני רושם כמעט הכל: זמן ללמוד, זמן לנגן, זמן לאכול, זמן לישון, זמן ללכת מהדירה לטכניון, זמן להיות עם החברה. אולי אתם זוכרים חלק מהדברים וצריכים לרשום קצת פחות, אולי לרשום רק מתי ההגשות. אולי בכלל אתם ניחנים בזיכרון יוצא דופן ולא צריכים לרשום כלום. העיקר הוא, שאם מישהו “יעיר אתכם ב-2 בלילה וישאל אתכם מה לוקח לכם זמן” תהיה לכם דרך לענות לו.

אתגרים

בהשוואה לאבני היסוד האחרות, אבן היסוד “מה” נראת הכי קלה לביצוע. יחד עם זאת, יש בה אתגר רציני. האתגר ב”מה” הוא להיות מודע לכל מה שלוקח מכם זמן, וזה בעיקרון בלתי אפשרי (אלא אם בנוסף לזיכרון יוצא דופן אתם גם רואים את העתיד). תמיד יכול לצוץ איזה אירוע שלא חשבתם עליו. פתאום איזו פגישה ששכחתם ממנה, איזו משימה שברחה לכם מהראש. אני חושב שהדרך הכי טובה להתמודד עם האתגר הזה (אף על פי שלא תפתור אותו) היא להסתמך כמה שיותר על העבר. זהו אגב כלל שיחזור על עצמו לאורך כל אבני היסוד אז אולי שווה לציין אותו בגדול

כלל הברזל להתמודדות עם אתגרים של אבני היסוד

העזרו בעבר. תעדו את מה שקרה לכם והסיקו מזה כיצד להשתפר.

אז אולי לרשום את המשימות שלכם כן יכול להיות שימושי, זה יאפשר לכם לחזות יותר טוב אילו משימות יהיו לכם בעתיד.

2. כמה

עכשיו כשאתם יודעים (או מנסים לדעת) מה לוקח לכם את הזמן, הגיע הזמן לענות על שאלה חשובה לא פחות: כמה זמן המשימות האלו לוקחות לכם. הכוונה בידיעת משך המשימה היא לא לחזות לרמת המילי-שניות כמה זמן זה יקח (מה שכנראה בלתי אפשרי), אלא להבין סדר גודל רלוונטי. סדר גודל רלוונטי תלוי – כמה מפתיע – בכם. אני חושב שגם כאן כיוון טוב לקביעת כמה צריך לרדת לפרטים הוא לבחון כמה אתם עמוסים. אם אתם בזמנים פחות עמוסים, אתם יכולים להרשות לעצמכם לעשות הערכות גסות (המשימה הזו תיקח לי xx שעות, או yy ימים). אם אתם בזמני לחץ, כנראה שתרצו לחזות כמה שעות תקח המשימה, או אפילו חצאי-שעות.

אתגרים

האתגר באבן יסוד זו הוא ברור: כיצד נדע כמה זמן תקח לנו משימה שעוד לא עשינו? לפעמים זו פעם ראשונה שאנו עושים משימה מסוג כזה, ולכן אין לנו בכלל הערכה. אך גם אם עשינו משימה דומה בעבר, מה מבטיח שהיא תקח בדיוק אותו זמן? גם כאן, נשתמש בכלל הברזל: להעזר בעבר. באופן כללי, תעדו כמה זמן לקחו לכם משימות, ויתכן שהן יקחו לכם אותו זמן בהמשך. אני למשל בשנה הראשונה, ממש החזקתי מחברת בה רשמתי כמה זמן לקח לי לעשות כל תרגיל בית

מחברת הזמנים שלי בשנה הראשונה. בעמוד האחרון רשמתי את הזמנים הכי ארוכים
שהיו לכל משימה.
מחברת הזמנים שלי בשנה הראשונה. בעמוד האחרון רשמתי את הזמנים הכי ארוכים שהיו לכל משימה.

איך אפשר לייעל את תהליך חיזוי הזמנים? נסו מלבד לרשום כמה זמן לקחה לכם כל משימה, לתת לכל משימה איפיון שכנראה השפיע על אורכה. למשל, עבור נסיעות אפשר לקחת בחשבון את המרחק שנסעתם. עבור תרגילי בית, אפשר לקחת בחשבון כמה שאלות הופיעו בתרגיל, או אפילו סוגי השאלות. לכל משימה שלוקחת לכם זמן יש מאפיינים אקראיים שמשפיעים על אורכה (שאין לדעת אותם), אבל גם כנראה יש מאפיינים לא אקראיים שמשפיעים על האורך שלה. המטרה היא לגלות את אותם מאפיינים נסתרים.

3. מתי

אם אנו יודעים מה המשימות שיקחו לנו את הזמן, וכמה זמן הן יקחו לנו, כל מה שנותר לנו הוא להחליט מתי הזמן הזה ילקח. גם זו שאלה מורכבת יותר ממה שהיא נראת. על פניו, נראה שברגע שאנחנו יודעים מה הן אבני הלגו שלנו (”מה”), מה הגודל שלהן (”כמה”), ומה גודל הלו”ז שלנו, כל מה שנותר זה לשבץ את האבנים בתוך הלו”ז. אך אנחנו צריכים לזכור שמי שהולך לבצע את הלו”ז הזה בסוף זה אנחנו, ולנו (כבני אדם) יש דרישות. חלקנו אוהבים יותר ללמוד בבוקר ולראות סדרות בערב. חלקנו אוהבים לישון בבוקר וללמוד אל תוך הלילה. בעודנו פותרים את אבן ה”מתי”, אנחנו חייבים לקחת בחשבון את האילוצים האישיים שלנו, את מה שאנחנו אוהבים יותר ואוהבים פחות. האם קשה לנו ללמוד כשאנחנו רעבים? אם כן, צריך לדאוג לאכול לפני שלומדים. האם קשה לנו ללמוד אחרי שאוכלים? אם כן, אולי כדאי להשאיר זמן למנוחה אחרי האוכל2. באופן כללי מנוחות, או הפסקות, עוזרות מאוד להבטיח שלו”ז יתבצע בצורה טובה.

במילים אחרות, ישנם המון שיקולים חשובים בבחירת מתי תעשו את המשימות שלכם. כאן, אפילו יותר מבאבנים הקודמות, זה ממש תלוי בכם3. אני ממליץ לכל אחד לחשוב (בהתבסס על העבר, או על האופי שלכם) מה מתאים לו יותר מבחינת בחירת הזמן לביצוע המשימות שלכם. יותר מזה, התהליך בו תלמדו לפתור את אבן ה”מתי” הוא בדרך כלל תהליך של ניסוי וטעייה. אתם תתכננו לעשות משימה בזמן מסויים, והיא תתבצע בזמן אחר. מה עכשיו?

אתגרים

האתגר עבור אבן זו נובע מהאתגרים של שתי האבנים הקודמות. נניח שתכננו מתי נעשה את המשימות שלנו. מה יקרה אם פתאום הגיע משימה שלא ציפינו לה? (זהו כישלון באבן ה”מה”.) מה יקרה אם פתאום משימה שהקדשנו לה xx שעות לוקחות בפועל x+4x+4 שעות? (זהו כישלון באבן ה”כמה”.) יותר מזה, מה אם תכננו לבצע את המשימה ביום שלישי אחרי הצהריים, ובסוף הגענו אליה רק בחמישי בערב? ההתמודדות הטובה ביותר לאתגר זה, בעיניי, מתרחשת בשני היבטים. היבט ראשון הוא תכנון Worst case (המקרה הגרוע ביותר) בשלב ה”כמה”. כלומר בעת התכנון מתי תבצעו כל משימה, קחו בחשבון שכל משימה תקח לכם קצת יותר. (למשל משימה שציפיתם שתקח 44 שעות, תכניסו לו”ז כמשימה שתקח 55 שעות.) ההיבט השני הוא ממש בתכנון ה”מתי”. אתם חייבים לקחת בחשבון גורמים לא צפויים או תכנון לקוי שלכם, ולתת לכם מרווחי בטחון. מה הם מרווחי בטחון? מרווחי בטחון יכולים להיות “משימות ריקות”, כלומר חלונות זמן. נסו להוסיף לתכנון הזמן שלכם חלונות בלי שום משימה. חלונות אלו יתמלאו במשימות שלא חשבתם שיקרו או משימות שלקחו יותר זמן משחשבתם.

כמובן, שכמו בכל האבנים, למידה מן העבר יכולה לסייע ובגדול. נסו לזהות מתי תכננתם לעשות משימה בזמן אחד ובסוף עשיתם בזמן אחר. נסו להבין מדוע זה קרה. לפעמים הסיבה היא טריוויאלית – משימה אחרת מהעבר נדחתה ובסוף לקחה את הזמן של המשימה הנוכחית. אבל לפעמים יש סיבות מעניינות יותר. אולי ביום שני בשעה 16:00 אתם בחיים לא מצליחים לעמוד בזמן שהקצבתם בגלל שאתם מתעכבים לחזור הביתה. אולי זה בכלל כי ביום ראשון אתם תמיד נפגשים עם חבר שלא תכננתם. הסתכלות נכונה על האבן “מתי” יכולה בהרבה מקרים לעזור לכם לזהות בעיות באבני היסוד הקודמות. לכן תיעוד עבר טוב יסייע לכם במיוחד בהיבט הזה.

המשיכו לחלק הבא


  1. בהתחשב בעובדה שהאדם הממוצע ישן כשליש מחייו אני חושב שזו משימה רצינית ביותר “שצורכת לנו זמן”. 

  2. עושה רושם שאוכל יכול להיות מעכב למידה, גם לפני הלמידה וגם אחריה. יתכן שהתנזרות מאוכל היא פתרון ללמידה אפקטיבית. יתכן גם שלא :) 

  3. אולי אתם מרגישים שקצת הכל תלוי בכם. בגדול זה נכון, האבנים האלו רק באו לכוון את תשומת הלב שלכם לנקודות הנכונות. יחד עם זאת, זכרו שזה יתרון, ושיטת ניהול הזמן הטובה ביותר עבורכם היא זו שאתם תבנו

החכמתם? נהנתם? מוזמנים להזמין לי כוס קפה :)