תוספות
cover image

אינפי 1מ'
יד ביד

רעיונות למימוש

אז כבר לא התאפקתי בחלק הקודם, והתחלתי מעט לחלוק איתכם איך אני נהלתי (וגם מנהל היום) את הזמן שלי. בחלק זה נעשה זאת במסודר. אני אספר לכם על חלק נכבד מהדרך בה אני מנהל את הזמן היום, ונראה יחד כיצד שלושת אבני היסוד מוטמעות בה.

ניהול הזמן שלי מחולק בין שני כלים עיקריים. כל כלי אחראי על כמה אבנים במקביל, ואני מקפיד לתחזק אותם באופן שוטף. על פני השטח, אני עובד מול שני הכלים כל הזמן. הכלים הם רשימת המשימות שלי, ולוח הזמנים.

הערה חשובה

הדרך בה אני מנהל את הזמן שלי, פותחה ברובה על ידי, לפי הצרכים שלי. יש שרואים בה קיצוניות מסויימת, וזה בסדר. זו לא הדרך שאתם בהכרח צריכים לנהל את הזמן שלכם. אני מציג את הדרך פה כדי להדגים כיצד אבני היסוד מוטמעות בשיטה. יחד עם זאת, אתם מוזמנים להסתכל גם על שיטות אלו בתור חומר למחשבה, או השראה.

רשימת המשימות

רשימה המשימות היא מסמך שאני מעדכן בכל שבוע, אשר מכיל ברובו את המשימות הלימודיות שלי לשבוע, וגם את המשימות האישיות שאני שם לעצמי (למשל לכתוב מוזיקה, לנגן בפסנתר). גם הזמן שאני מקדיש לחברה שלי, שתקרא לצורך מסמך זה “נאם נאם”, נמצא פה.

רשימת משימות לדוגמה. לצורך ההסבר המשימות שחוזרות בכל שבוע מוקפות בירוק
.
רשימת משימות לדוגמה. לצורך ההסבר המשימות שחוזרות בכל שבוע מוקפות בירוק .

המשימות מסודרות בגדול בסדר כרונולוגי וחשיבותי. כלומר משימות חשובות או משימות עם תאריך הגשה קרוב יותר יהיו במקום גבוה יותר. בחלק העליון (שמוקף באיור בירוק), מופיעות המשימות השבועיות, כלומר כאלו שיופיעו בדיוק באותו שם כל שבוע. הן לא נמצאות שם מתחילת היקום וגם כנראה לא יהיו כאן עד סוף היקום, אבל הן כן מתארות משימות שלפחות ברמה החודשית יהיו כל שבוע, ולשים אותן שם חוסך לי לרשום אותן מחדש כל שבוע. מתחתיהן אפשר לראות את משימת המשימות של השבוע באדום. (בחרתי באדום כי זה מרגיש דחוף יותר.) מתחת למשימות האדומות יש את המשימות השחורות, אלו המשימות של שבוע הבא (שחור מרגיש יותר רגוע, לא?). ומתחת למשימות השחורות יש את המשימות הכחולות, אלו המשימות של עוד שבועיים או אפילו יותר. הסיבה שאני מסתכל על משימות שבועיים קדימה היא מתוך שאיפה לסיים משימות לא רק של השבוע, אלא גם של השבועות הבאים.

אורך הרשימה הזו הוא בדרך כלל מדד טוב לכמות העומס שלי. (לוח הזמנים שלי כפי שתראו בהמשך, הוא בדרך כלל לא מדד מדהים כי הוא תמיד מלא מבחירה.) יש זמנים שבהם הרשימה מכילה 10 פרטים או פחות, היו פעמים שהיא הכילה 30. לפי אורך הרשימה אפשר להחליט די טוב כמה התקופה עמוסה ולכוון פרמטרים שתלוים בכך (כפי שציינתי בחלק הקודם).

העמודה “יצא לפועל” קשורה לשיטת ה-OOOE שאתאר בחלק על משפרי ביצועים בהמשך. בגדול היא מסמנת כל משימה שנכנסה ללוח הזמנים (נדון בו ממש בקרוב).

העמודה ”בוצע”

כל משימה שנמצאת ברשימת המשימות, היא משימה שעוד לא סיימתי. יכול להיות שעוד לא התחלתי אותה. יכול להיות שסיימתי ונשאר לי רק להגיש. העמודה “בוצע” בדרך כלל מסמלת משימות שסיימתי ונשאר לי רק פרט קטן כדי באמת למחוק אותן מהרשימה. עבור המשימות הקבועות השבועיות (מוקף בירוק) בדרך כלל סימון “בוצע” אומר שסיימתי איתן לשבוע הנוכחי.

מעל הטבלה אני מחזיק בדרך כלל הערות מהשבוע האחרון שלא עבדו טוב בתכנון הזמן. בעזרת ההערות מהשבוע הקודם ניתן לשפר את הביצועים של השבוע הנוכחי. בנוסף לכל משימה אני מחזיק הערות רלוונטיות לביצוע המשימה או לשיפור ביצועה בעתיד.

כמו שאתם בוודאי כבר מרגישים, רשימת המשימות עונה על אבן היסוד “מה”. אך למעשה, רשימת המשימות לא עונה באופן מלא (בעיני) על האבן “מה”, וכמובן שגם לא עונה על שתי האבנים האחרות. רשימת המשימות עבורי היא כלי עזר ללוח הזמנים, שעונה על כל האבנים יחד.

לוח הזמנים (לו”ז)

לוח הזמנים הוא החזית של ניהול הזמן שלי. הוא נמצא במחשב שלי ובטלפון כל הזמן. כמעט כל מה שאני עושה, נמצא בלו”ז מראש, ובטוח ימצא בלו”ז אחרי שהוא קרה. בואו נעיף מבט בלו”ז

דוגמה לשבוע בלוח הזמנים
דוגמה לשבוע בלוח הזמנים

בואו נתחיל מהגדול לקטן. מה אנחנו רואים?

צבעים

חלוקת הצבעים נעשת לפי סוג המשימה. משימות חומות הן המשימות הבסיסיות, כמו למשל זמן שינה, זמן אכילה, מקלחת ועוד. משימות בהן אני חייב להיות פיזית בטכניון (כמו הרצאות) מסומנות בכחול כהה. משימות הקשורות לעבודה על הלימודים (כמו שיעורי בית ופרויקטים) מסומנות בסגול. משימות הקשורות לתחביבים ולפעילויות בזמן הפנוי שלי מסומנות בתכלת. שם יש למשל את לימודי הצרפתית, את השיעוריים הפרטיים והקבוצתיים (פקל) שאני מלמד, וכן קריאה וכתיבת מוזיקה. משימות באדום זה זמן עם החברה (נאם נאם), ומשימות בירוק אלו משימות בילוי.
חלוקת הצבעים עוזרת מאוד לנתח את הלו”ז במבט לאחור. אפשר פשוט להעיף מבט ולראות איזה צבע מופיע יותר. האם היה שבוע יותר לימודי (סגול)? או אולי שבוע יותר בילויי (ירוק)?

שאלה חשובה שבטח עולה היא: איך בכלל מתחילים לתכנן דבר כזה?

יסודות

כמו שניתן לראות, בלו”ז רשומים זמני הארוחות, וזמני השינה והקימה. זה כמובן ממש לא כלל מחייב לאף אחד. עבורי, השינה והאוכל הם אבני ברזל שמשפיעות מאוד על הלמידה שלי, ולמעשה מהווות את הגבולות של הלו”ז שלי. כפי שאסביר בחלק על משפרי הביצועים, מציאת המשימות החשובות ביותר עבורכם היא נקודת ההתחלה הטובה ביותר לתכנון זמן. עבורי זה שינה ואוכל, עבור אחר אולי זה ספורט, או פגישה עם חברים מסויימים. נסו לזהות מה הן המשימות הכי חשובות בלו”ז שלכם, ונסו לקבוע אותן ראשונות (שכן הכי סביר שתעשו אותן). הסיבה שאני קובע את המשימות האלו ראשונות, היא שרק עבור משימות אלו יש לי וודאות גבוהה שהן באמת יתקיימו בזמן שאני נותן להן.

תכנון לפי חשיבות

בשלב הבא, אני בדרך כלל מוסיף ללו”ז את המשימות הבאות לפי רמת החשיבות שלהן. מאיפה אני מחליט אילו משימות לשים? בשביל זה יש לי את רשימת המשימות! אז אני קודם אשבץ זמן לחברה שלי, ואז אתחיל לשבץ משימות לימודיות וכן הלאה. תאורטית, אני בדרך כלל יכול למלא את כל השבוע שלי רק במשימות לימודיות (שכן הן בחשיבות גבוהה יותר), אך מאחר שחשוב לי גם לשמור על תחביביי, אני בדרך כלל ממלא רק משימות לימודיות של השבוע הקרוב והשבוע הבא, ואת שאר הזמן אני ממלא בפעילויות האחרות1.

עדכון רטרואקטיבי

שאלה חשובה שבטח כבר עולה אצל חלקכם, זה האם לו”ז כל כך עמוס הוא באמת מדויק. האם לא מתפספסות משימות שלא חשבתי עליהן, או משימות מסויימות לוקחות יותר זמן מהמצופה. התשובה לשתי השאלות האלו היא: כן. אי אפשר לדעת את העתיד, ואכן תכנון שאני אעשה בנקודה זמן אחת, יכול להיות שונה בתכלית ממה שיקרה בפועל. האם זה מבטל את כוחו של הלו”ז? לא. אחת הנקודות החשובות ביותר שלדעתי מתפספסות אצל רוב האנשים שנכשלים בכתיבת לו”ז זה העדכון הרטרואקטיבי. האם הלו”ז שהצגתי באיור לעיל מתאר בדיוק איך השבוע שלי ייראה? התשובה היא לא. אבל, הלו”ז תמיד מתאר נכון את איך שהשבוע שלי נראה (בעבר). אחרי כל יום, אני מעדכן את הלו”ז להראות כמה שיותר כפי שבאמת היה היום שלי. והסיבה? זוכרים את האתגרים של שלושת האבנים? זוכרים מה היה כלל הברזל להתמודדות עם האתגרים? בואו נזכר

כלל הברזל להתמודדות עם אתגרים של אבני היסוד

העזרו בעבר. תעדו את מה שקרה לכם והסיקו מזה כיצד להשתפר.

הלו”ז למעשה משמש כמערכת התיעוד של העבר. בלו”ז אני יכול לראות מה הן בדרך כלל המשימות שלי. אני יכול לראות כמה זמן לקחה לי כל משימה. אני יכול לראות מתי בדרך כלל אני מבצע משימות מסויימות. לכן כל כך חשוב לבצע עדכון רטרואקטיבי של הלו”ז, שכן הלו”ז מהעבר למעשה מהווה את בסיס הידע לתכנון לו”ז בעתיד. זו לא קלישאה.

שינוי בזמן אמת

בנוסף, חשוב מאוד גם לעדכן באופן שוטף את העתיד של הלו”ז (שעוד טרם בוצע). הסיבה לכך היא שברוב המקרים התכנון המקורי לא יוצא בצורה מושלמת לפועל, וגורר אחריו השלכות. למשל, ברגע שמשימה מסויימת לקחה יותר זמן מהמצופה, חלק מהמשימות שאחריה יהיו חייבות לשנות את הזמן בהן הן יתבצעו. הלו”ז בוודאות לא יעבוד אם לא נעדכן אותו לשינויים הנוכחיים. עקרונות העדכון הרטרואקטיבי והשינוי בזמן אמת מובילים אותי לעקרון חשוב לא פחות.

זמן לתכנון

הסתכלו בלו”ז על יום רביעי בשעה 19:00. תוכלו לראות את המשימה “לוז”. מה משמעות המשימה? זהו הזמן שאני משקיע כל יום בעדכון הרטרואקטיבי של הלוז, ובתכנון מחדש של המשך השבוע. אף אחד, לא יכול לתכנן לו”ז מושלם. תכנון מושלם אומר ידיעה מוחלטת של העתיד, וזה עוד לא (וכנראה גם לא יהיה) ביכולתינו. לכן על מנת להתמודד עם השינויים התכופים בתכנית, אני מקפיד לעדכן כל יום את הלו”ז. שימו לב שביום שבת יש שעת לו”ז ארוכה. בימי שבת אני משתדל לתכנן את כל הלו”ז של השבוע הבא.

מרווחי בטחון

בחלק הקודם על אבן היסוד “כמה”, המלצתי להוסיף מרווחי בטחון ללוח הזמנים. אלו למעשה משימות ריקות (ממלאות מקום), שאני שם למקרה שדברים יקחו יותר זמן ממה שתיכננתי. זהו עוד סוג של תכנון Worst Case. השאלה המתבקשת היא – איפה הן בלו”ז לעיל? אזכיר לכם שהלו”ז הזה הוא לו”ז מהעבר, כזה שכבר עבר עדכון רטרואקטיבי. כאשר אני מתכנן לו”ז לשבוע הבא אני אכן שם בכל יום מרווחי בטחון, אך הם בוודאות יעלמו בהמשך השבוע. למה? יתכן שיקרו שני דברים: במקרה הגרוע, משימות שחשבתי שיקחו פרק זמן מסויים, לקחו יותר זמן. או שלפעמים משימות שלא תכננתי שיקרו, קרו. כך או כך, הלו”ז “התנפח”, והמקום שהלו”ז המנופח דורש עכשיו מתפנה על ידי מחיקת מרווחי בטחון. במקרה היותר טוב, אני עומד בלו”ז שתכננתי ומגיע אל מרווחי הבטחון. באותו הרגע אני אמלא אותם במשימות חדשות. לפעמים אמלא אותן במשימות לימודיות של המשך השבוע (אם אני מנסה לצבור יתרון או שקט נפשי), ולפעמים אמלא אותן בבילויים מפנקים.

היתרון הכי גדול שהלו”ז מעניק הוא שלוות הנפש. כשאני מסתכל על הלו”ז המתוכנן, אני יודע בדיוק מה אני אמור להספיק השבוע ומה אני לא אמור. אני יכול לומר בוודאות גדולה מאוד האם יש לי זמן לנגן בפסנתר ולכתוב מוזיקה, ובכל זאת לסיים את ההגשות והמטלות שלי.

קצת שאלות ותשובות

ומה אם אני לא יודע את כל המשימות שיקרו לי השבוע?

אף אחד לא יודע. כפי שאמרתי, שלוש אבני היסוד מייצגות מטרות בלתי אפשריות. המטרה האמיתית שלנו בניהול זמן זה לנסות לדעת כמה שיותר. אתם אמנם לא יודעים את כל המשימות שיקרו לכם השבוע, אבל אתם כן יודעים חלק, ואתם יכולים לתכנן בהתאם לחלק הזה. זה יותר טוב מכלום.

כמה זמן קדימה אתה מתכנן את הלו”ז?

זה פונקציה של העומס. ובואו נגדיר יותר טוב עומס. בשבילי, עומס זה כמה משימות שונות אני צריך לסיים. אז אם יש לי הרבה משימות שונות, אני אתכנן את הלו”ז הרבה יותר קדימה. כשאני בחופש, למשל, וכמות המשימות השונות נמוך יותר, אני בדרך כלל רק אשאל את עצמי בבוקר: “מה אעשה היום?”.

צריך לזכור שהמטרה בתכנון קדימה זה לקבל וודאות לגבי הזמן שלכם. לכן אני אבנה את הלו”ז מספיק קדימה עד שאראה שאני מסוגל לסיים את כל המשימות שלי בזמן הרצוי. בשלב הזה אני יכול להעריך כמה זמן יהיה לי לבילויים כאלו ואחרים.

האם יש יתרון בסימון בלו”ז בדיוק איזה תרגיל בית אני הולך לפתור באיזו שעה? או שאפשר פשוט לכתוב “זמן שיעורי בית”?

באופן כללי אין יתרון. יחד עם זאת, אני כן רושם איזה תרגיל בית אני פותר מתי כי זה עוזר לי להעריך כמה זמן לקח לי לעשות כל תרגיל בית, ובכך לענות יותר טוב על אבן ה”מתי”.

באיזו תוכנה אתה כותב את הלו”ז?

אני ספציפית עובד עם אפליקציית לוח השנה של Apple. האפליקציה מגיעה מובנת עם המחשבים של Apple ועם כל iPhone והמכשירים מסתנכרנים אוטומטית. בנוסף האפליקציה מציעה תמיכה להתממשק עם לוחות השנה של Microsoft ושל Google. האם יש משהו מיוחד באפליקציה של Apple? עקרונית לא. עבורי היא רק מספקת את הנוחות להסתנכרן עם האייפון בלי שום מאמץ, אבל ניתן להשיג תוצאות זהות עם האפליקציה של Google למשל. בעבר הייתי ממש מדפיס לוחות זמנים ריקים, ומסמן לי בטושים צבעוניים את כל המשימות שלי. כמובן שקשה מאוד ליישם את עקרונות העדכון הרטרואקטיבי והשינוי בזמן אמת כשכותבים בצבעים לא מחיקים. לכן עברתי לנהל את הלו”ז במחשב. היתרונות רבים: (1) חסכון בנייר, (2) יכולת לערוך, (3) ואינסוף צבעים!

עושה רושם שיש לך הרבה זמן לפנאי ובילויים? הכיצד?

ראשית, שימו לב שהצגתי לכם שבוע אחד מזמני. למעשה בחרתי שבוע הטרוגני במיוחד, שיציג שילוב של משימות מתחומי חיים שונים. לא כל שבוע נראה ככה. בנוסף, יש לקחת בחשבון את נקודת הזמן בתואר שלי כשתכננתי את הל”וז הזה. אם היינו מסתכלים על הלוז שלי בסמסטרים הראשונים (אז עוד הייתי מדפיס לוח שנה מ-Google Calander וכותב עליו עם טושים צבעוניים), היינו רואים שרוב הזמן המוחלט הוקדש ללימודים. הסיבה היא שבסמסטרים הראשונים צריך עוד לכייל את “מעריך הזמן הביולוגי” שלנו, זה שאחראי לענות על אבן היסוד כמה. וכאשר לא יודעים כמה זמן צריך להשקיע בלימודים כדי להצליח, ובהנחה שהצלחה בלימודים היא בתעדוף גבוה, הגיוני להשקיע את רוב הזמן בלימודים, וכך גם אני עשיתי. אחרי שנה בתואר של הצלחות וגם כשלונות, הבנתי טוב יותר כמה זמן דרוש לי ללמידה, ולאט לאט הצלחתי לבנות לוח זמנים שישקף את ההבנה הזו. בנוסף, אני מייעל כל הזמן את דרך הלמידה. ייעול דרכי הלמידה הוא חשוב ביותר לניהול זמן ייעיל, אך כמו שאמרתי קודם, זה כבר נושא לפרק אחר.

ניתוח אבני היסוד

אז איך בעצם שלוש אבני היסוד באות לידי ביטוי ברשימת המשימות ובלוח הזמנים?

מה

אבן היסוד מה מתחלקת בין רשימת המשימות ללוח הזמנים. רוב המשימות הכבדות (כמו עבודות הגשה) יופיעו ברשימת המשימות. אבל תמיד כל המשימות (אלו שאני מודע אליהן לפחות) יופיעו בלוח הזמנים.

כמה

פה לוח הזמנים נהיה מאוד שימושי. מאחר שכל משימה שאני מבצע כתובה בלוח הזמנים, אורכי המשימות מתועדים עם המידע הזה. וכך, כאשר אני נדרש להעריך בעתיד כמה זמן תקח לי משימה מסוימת, אני רק מריץ חיפוש קליל בלוח הזמנים, ורואה כמה זמן היא לקחה לי בפעמים האחרונות.

מתי

אבן זו מובנת מאליה, שכן הקביעה מתי כל משימה תבוצע רשומה בלוח הזמנים.

האם זו התמונה המלאה? האם אתם יכולים לקחת את הכלים איתם אני עובד as-is ולהנות מניהול זמן אולטימטיבי? אולי. אבל האמת היא שעוד לא סיפרתי לכם מה באמת עוזר לכלים האלו לעבוד.

המשיכו לחלק הבא


  1. הניסיון האישי שלי לימד אותי שלצבור יתרון של שבועיים על המשימות הלימודיות זה מותרות, אך לצבור יתרון של שבוע זה מקדם בטיחות מעולה. 

החכמתם? נהנתם? מוזמנים להזמין לי כוס קפה :)